Erfahrungen mit XfleX: Was eine individualisierbare Standardsoftware zu leisten vermag

«Die Software muss unseren Kleinkram verstehen….»

Hermann Kellers Erben AG ist vielfältig unterwegs. Nebst Wartung und Unterhalt von Liegenschaft plant und erstellt das Unternehmen Photovoltaikanlagen für die Stromproduktion.
Alltag im Wartungsgeschäft: Ein Dachfenster muss gereinigt werden. (Bilder: Hermann Kellers Erben AG)
Manuel Fischer /

Kleinunternehmer sind erfolgreich, wenn sie ihr Geschäftsmodell in kleinen Schritten einer sich ständig verändernden Umwelt anpassen. Eine Business-Software muss eine gewachsene Struktur abbilden können; ein Beispiel eines auf Liegenschaften-Unterhalt spezialisierten Betriebes in der Stadt Zürich.

Wer über Jahrzehnte am Markt des Liegenschaftenunterhalts erfolgreich tätig sein will, muss seine stetige Wandlungsfähigkeit unter Beweis stellen; dies gilt beispielsweise für Renato Keller, den Geschäftsführer der in Zürich-Wiedikon domizilierten Hermann Kellers Erben AG. Gegründet wurde das Unternehmen 1969 durch Hermann Keller, dem Vater des heutigen Betriebsinhabers. Der junge Renato trat beruflich in die Fussstapfen seines Vaters und bestand 1984 die Prüfung zum eidg. dipl. Kaminfegermeister.
Renato Keller entdeckte schon in jungen Berufsjahren das Anbieten von Servicearbeiten an Heizungsanlagen als zusätzlich ertragsbringender Geschäftszweig. Nach ersten Berufserfahrungen «im blauen Gwändli» gründete er ein weiteres Unternehmen für Heizungs- und Wartungstechnik, die Wacomo AG. Die Dienstleistungspalette der beiden Unternehmen reicht von der Planung und Berechnung von thermischen Solarsystemen für die Warmwasseraufbereitung über die Einbindung des Solarkreises ins bestehende Heizsystem bis zur Planung und Bau von Photovoltaikanlagen.

Software-Entscheid ist (auch) Vertrauenssache
«Wir leben vom Service und Unterhalt auf Abruf», schildert Firmeninhaber Renato Keller das Tagesgeschäft: «Wir müssen sehr viele Kleinaufträge erledigen, pro Mann und Tag sind das bis zu 5-6 Objekte. Wir sind froh, wenn uns eine Software dabei unterstützt. Offerten und Rechnungen müssen jeder Zeit sauber erstellt werden und genau dem Objekt zugeteilt werden.»
Renato Keller fährt fort: «Wir haben oft mehrere Anlagen pro Gebäude zu betreuen (beispielsweise Solaranlage, Dach, Heizungsanlage usw.), jede hat ihre Strukturen und Eigenschaften; die Arbeitsweisen sind verschieden. Nach meiner Erfahrung ist nicht jede Software in der Lage, die Vielfältigkeit unserer Tätigkeit abzubilden.» Ein grosses Stück Erleichterung verschafft eine Business-Software für ein KMU, wenn der vielfältige berufliche Alltag praxistauglich abgebildet wird.
«Aus einer früheren Geschäftsbeziehung wusste ich woran wir mit Reto Camenzind waren. Da war einer an Bord, welcher einst die von uns früher verwendete ARCO-Software von Grund auf entwickelte und die Bedürfnisse der Kunden aus dem Baugewerbe von Grund auf kannte. Wir gehören zu den ersten XfleX-Kunden und die Service-Mentalität ist wieder zurück.»

Leistungsumfang
Reto Camenzind, XfleX-«Vater» der Software, schildert die Leistungsbereiche der neu designten Business-Software und seine Stärken: «Ich wollte ein Kontaktmanagement schaffen, das alle Interaktionen mit Kunden und Lieferanten (Offerten, Verträge, Service-Aufträge, Korrespondenz usw.) umfasst und auch als firmenübergreifendes Netzwerk darstellbar ist. Konkret: Das Kontaktmanagement ermöglicht auch den Zugriff auf Fachkräfte, die dem Unternehmen nur temporär oder projektbezogen zur Verfügung stehen. Alle getätigten Interaktionen nach aussen sind übrigens (im Gegensatz zu Outlook) für alle Mitarbeitenden einer Firma einsehbar.»
Zentral für die Haustechnik sind die Funktionen im Bereich Service und Wartung. Hier gilt es die Objekte, Anlagen und Verträge strukturiert erfassen und verwalten zu können, damit bei Kundenanfragen sofort Übersicht besteht und die Reparaturaufträge korrekt ausgelöst werden können. Die Wartungsverträge müssen automatisch regelmässig fakturiert und die Wartungsaufträge termingerecht ausgeführt werden. Die ausführenden Techniker verfügen beim Kunden über alle Informationen des Objektes und können ihre Leistungen direkt online erfassen.
Ein weiterer Leistungsbereich ist die Projektabwicklung, vom Angebot bis zur Schlussrechnung, wobei die Projekt- bzw. Baustellenkontrolle bei grösseren Aufträgen ganz wichtig ist. Deswegen werden alle Mitarbeiterstunden, Materiallieferungen und Geräteeinsätze rapportiert und können mit dem Budget verglichen werden. Die Stunden finden aber auch in der Stunden- und Ferienkontrolle Eingang. «Meine Lösung zielt auf Unternehmen, die freie Offerten für Endkunden erstellen», so Software-Entwickler Camenzind. Die in der Interessengemeinschaft Haustechnik (IGH) publizierten Kataloge können überdies als Kalkulationsgrundlage in XFleX eingebunden werden.

Bequem, sicher
XfleX ist ein Software as a Service (SaaS)-Angebot; ein Gebot der Stunde. Der Zugang zu XfleX-Funktionen oder Modulen via «Cloud» bietet zahlreiche Vorteile: Der Kunde muss keine aufwändige IT-Infrastruktur mehr betreiben; es genügt, sich bei der Software mit einem Webbrowser anzumelden.

www.xflex.ch